Soucieuses d'accroître leur compétitivité, de renforcer leur flexibilité et d'améliorer leurs résultats, beaucoup d'entreprises optent pour une organisation "orientée clients". Cette stratégie suppose un mode de gestion centré sur les fondements de la chaîne de valeur, à savoir le métier et le capital de connaissance collective qui s'y rattache.
Convaincus que l'approche systémique du management constitue la réponse la plus pertinente à ces enjeux, les fondateurs de neoptes plaident depuis plus de vingt ans pour l'intégration d'un système de management homogène et évolutif, susceptible de préserver les entreprises du syndrome du "millefeuilles" caractérisé par la compilation de système plus ou moins compatibles.
Le SMIE® (Système de Management Intégré et Évolutif) créé en 1992 et, sans cesse actualisé depuis, est l'une des rares solutions d'ingénierie d'organisation à intégrer les thématiques propres à chaque entreprise au sein d'un seul et même système de management visant l'amélioration continue et la maîtrise de la performance globale. Grâce à son architecture modulaire, comprenant notamment des "boucliers" répondant aux obligations et risques spécifiques - responsabilité environnementale (ISO 14000), responsabilité sécurité et santé (OHSAS 18000), responsabilité sociétale (ISO 26000), protection du patrimoine de l'entreprise (ISO 27002) - le SMIE® apporte donc une solution globale prête à l'intégration.
Un système de management n'est performant que si les processus adoptés sont compatibles et parfaitement coordonnés. L'identification et la modélisation de ces processus constituent donc la première étape de l'intégration du SMIE® dans l'entreprise. Cette première phase vise notamment à configurer, à partir d'opérations élémentaires, les processus " métier" qui, une fois modélisés, constituent des instruments de pilotage conformes aux objectifs stratégiques de l'entreprise. Elle constitue également le préalable à une éventuelle informatisation des processus, sachant que, en moyenne, 20% seulement des étapes des processus métiers peuvent être informatisées, avec de grandes disparités suivant les secteurs d'activité.
La connaissance du système et son appropriation par tous les acteurs, quels que soient leurs grades et leurs fonctions, est la clé du succès. C'est pourquoi l'intégration du SMIE® s'appuie sur une démarche collective d'identification, de modélisation et d'optimisation des processus, associant tous les intervenants impliqués.
Sans cesse exposée aux risques de variabilité de son environnement, votre entreprise a besoin d'un système stable, c'est-à-dire un système dont les performances sont prévisibles.
Dans cette optique, neoptes a développé une méthode d'analyse des causes de variations des résultats et de monitoring de la performance " métiers" : ASO - REPRO.
Gage de sécurité, la stabilité qu'apporte ainsi le SMIE® est aussi la garantie de toute amélioration continue rationnelle et maîtrisée.
En phase préparatoire :
Conçu comme la phase préparatoire à l'intégration du SMIE® dans l'entreprise, l'état des lieux vise également à apprécier la pertinence de cette démarche et à valider la décision des dirigeants sur la base d'un diagnostic organisationnel de l'entreprise mettant en évidence ses atouts et son potentiel d'amélioration
( durée : 5 jours maximum ) :
• Analyse de l'architecture fonctionnelle. Détection et évaluation des principaux dysfonctionnements dus aux systèmes de gestion et aux ressources existantes.
• Identification des principaux processus métiers et de leur seuil critique d'équilibre.
• Évaluation de la connaissance des missions de l'entreprise (test de l'organigramme).
• Analyse des interfaces management versus systèmes d'information.
• Détermination des indicateurs de performance globale propre au système existant : taux de cohérence, taux de couverture et taux de fluidité.
• Diagnostic de conformité réglementaire (le cas échéant).
• Rapport de recommandations et préconisation globale.
I Sensibilisation et formation : Méthodologie indispensable à l'élaboration collective du système.
• Sensibilisation aux concepts élémentaires : contexte historique, enjeux de la globalisation, genèse de la démarche ;
• Cohérence fonctionnelle : cartographie et codification des processus, structure et fréquence d'activation des processus, principes directeurs de modélisation des processus, structuration des bases de données et de la documentation métier…
• Cohérence opérationnelle : transition vers la phase d'intégration des processus fondamentaux de management pré-modélisés, existants ou à reconfigurer du SMIE®.
2Élaboration du Système de Management Intégré et Évolutif : Organisation des ateliers de modélisation (ATM) selon un planning de travail adapté à la taille et à la capacité d'assimilation de l'entreprise
(6 à 12 mois en moyenne pour une PMI-PME).
• Modélisation et optimisation des processus élémentaires et des processus métiers ;
• Modélisation et optimisation des processus de support ;
• Identification et mise en place des indicateurs de performance et de contrôle;
• Élaboration et validation du référentiel complet de la documentation "système".
3 Intégration de processus ou de sous-systèmes" boucliers » :
Selon les modalités précédentes, le secteur d'activité de l'entreprise et sa stratégie de management durable, ces processus préventifs spécifiques visent : le contrôle de la qualité, le management environnemental, les référentiels professionnels type "good manufacturing pratices", la responsabilité sociétale de l'entreprise, l'hygiène et sécurité, la protection du patrimoine de l'entreprise…
4Le suivi et l'évaluation :
Dans une logique d'amélioration continue, nous proposons un suivi (diagnostic de fonctionnement, audit volant, audit à blanc, suivi des indicateurs de performance interne du système, formation spécifique éventuelle…) tous les semestres pendant 12 à 24 mois en fonction des besoins de l'entreprise et une assistance en ligne pendant toute la période d'optimisation et de suivi.
Dan Victor Iliescu est l'auteur de plusieurs ouvrages : "Statistiques et tolérances" et "Le contrôle de la qualité des lots de produits" ainsi que de nombreux articles et support de conférences sur les systèmes de management et leurs harmonisations.
"The Dropkick Theory of Progress and the Evolutionary Integrated Management System" (Best on Quality – IAQ Book series – Wisconsin)
